Jak uniknąć zobowiązań zgodności podczas prowadzenia firmy

W każdej firmie najwyższe kierownictwo ponosi znaczną odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów i wymogów zgodności. Nieprzestrzeganie może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym procesów sądowych, grzywny, a nawet więzienia. Dlatego przywódcy kluczowe jest podejmowanie proaktywnych kroków, aby uniknąć tych ryzyka. Jedną skuteczną strategią jest zbudowanie solidnego systemu zarządzania zgodnością w firmie. Ten blog poprowadzi Cię przez niezbędne elementy zarządzania zgodnością i sposobem złagodzenia zobowiązań jako lidera.

Znaczenie systemu zarządzania zgodnością

System zarządzania zgodnością to ustrukturyzowane podejście do zapewnienia, że ​​firma przestrzega wymogów prawnych i regulacyjnych. Wdrożenie takiego systemu jest niezbędne z kilku powodów:

• Ochrona prawna : Dobrze zaprojektowany system zarządzania zgodnością zapewnia silną obronę w sprawach prawnych, potencjalnie chroniąc firmę i jej pracowników przed procesami i grzywnami.
• Wydajność operacyjna : Wyraźnie definiując procesy zgodności, system pomaga usprawnić operacje, zmniejszając ryzyko naruszenia i zwiększając ogólną wydajność.
• Zarządzanie reputacją : Przestrzeganie standardów zgodności pomaga utrzymać reputację firmy, co ma kluczowe znaczenie dla zaufania klientów i zrównoważonego rozwoju biznesowego.

ISO 37301: Standard zarządzania zgodnością

Jednym z najbardziej rozpoznawalnych standardów zarządzania zgodnością jest ISO 37301. Ten standard stanowi kompleksowe ramy dla opracowywania, wdrażania, utrzymywania i ulepszania skutecznego systemu zarządzania zgodnością. Przyjęcie ISO 37301 pomaga zapewnić, że system spełnia najlepsze międzynarodowe praktyki, zapewniając dodatkową warstwę wiarygodności i pewności.

Przenoszenie odpowiedzialności: rola urzędnika ds. Zgodności

Podczas gdy najwyższe kierownictwo ponosi ostateczną odpowiedzialność za zgodność, odpowiedzialność można skutecznie zarządzać, przekazując konkretne obowiązki wykwalifikowanemu urzędnikowi ds. Zgodności. Oto jak to działa:

• Zatrudnianie oficera zgodności : Wyznacz wykwalifikowaną osobę z niezbędną wiedzą w celu nadzorowania zgodności. Ta osoba będzie odpowiedzialna za zarządzanie systemem zgodności i zapewnienie przestrzegania wszystkich odpowiednich przepisów i przepisów.
• Dostarczanie zasobów : Kierownictwo musi zapewnić, że urzędnik ds. Zgodności ma niezbędne zasoby, w tym budżet i siłę roboczą, do skutecznego wykonywania swoich obowiązków.
• Należytą staranność : Wdrożyć solidny proces należytej staranności w ramach systemu zarządzania zgodnością. Proces ten pomaga zidentyfikować i ograniczać ryzyko, zanim eskalują w istotne problemy.

Przekazując te obowiązki, najwyższe kierownictwo może przenieść część swojej odpowiedzialności na urzędnika ds. Zgodności. Należy jednak zauważyć, że zarządzanie nadal zachowuje obowiązek odpowiedniego wspierania i zasobu funkcji zgodności.

Kluczowe obszary zarządzania zgodnością

Kompleksowy system zarządzania zgodnością powinien obejmować różne sektory w firmie, w tym:

1. Zgodność z produktem : Zapewnienie, że produkty spełnia wszystkie standardy regulacyjne dotyczące wpływu materiałów i środowiska. Zgodność z zgodnością materialną i środowiskową jest zwykle częścią zgodności z produktem.
2. Zgodność zrównoważonego rozwoju : Przestrzeganie przepisów i przepisów związanych ze zrównoważonym rozwojem, należytą starannością łańcucha dostaw i współpracuj społeczną odpowiedzialność.
3. Zgodność z bezpieczeństwem cybernetycznym : Ochrona firmy przed zagrożeniami cybernetycznymi i zapewnieniem bezpieczeństwa danych.
4. Zgodność podatkowa : Wypełnienie wszystkich zobowiązań podatkowych i przepisów.
5. Zgodność finansowa : Przestrzeganie przepisów finansowych i standardów.
6. HR i zgodność z prawem pracy : Zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi zatrudnienia i przepisami pracy.
7. To zgodność : Zarządzanie systemami i procesami IT w celu spełnienia wymagań regulacyjnych.
8. Zgodność z prywatnością danych : Ochrona danych osobowych i przestrzeganie przepisów dotyczących prywatności.
9. Zgodność handlowa i celna : Zapewnienie, że międzynarodowe praktyki handlowe spełniają wszystkie wymagania prawne.
10. Dodatkowe kategorie zgodności oparte na strukturze korporacyjnej.

Wdrożenie systemu zarządzania zgodnością nie polega tylko na unikaniu zobowiązań; Chodzi o wspieranie kultury uczciwości i odpowiedzialności w Twojej firmie. Podejmując te kroki, możesz upewnić się, że Twoja firma działała w ramach prawa, chroniąc zarówno Twoje aktywa, jak i reputację.

Współpracuj z ComplyMarket

W CompllyMarket specjalizujemy się w pomaganiu firmom w budowaniu i utrzymaniu skutecznych systemów zarządzania zgodnością z przepisami zgodnie z ISO 37301. Nasza wiedza może pomóc w uniknięciu grzywien, problemów prawnych, a nawet pozbawienia wolności, zapewniając, że Twoja firma spełnia wszystkie wymagania dotyczące zgodności. Pozwól nam pomóc w ochronie Twojej firmy i osiągnięciu spokoju.