Kako se izogniti obveznostim skladnosti, medtem ko vodijo podjetje

V katerem koli podjetju najvišji poslovodstvo ima veliko odgovornost glede spoštovanja zakonov in zahtev glede skladnosti. Neskladnost lahko privede do hudih posledic, vključno s tožbami, globami ali celo zaporom. Zato je ključnega pomena, da voditelji sprejmejo proaktivne ukrepe, da se izognejo tem tveganjem. Ena učinkovita strategija je graditi močan sistem upravljanja skladnosti v podjetju. Ta blog vas bo vodil skozi osnove upravljanja skladnosti in kako ublažiti obveznosti kot vodja.

Pomen sistema upravljanja skladnosti

Sistem upravljanja skladnosti je strukturiran pristop k zagotavljanju, da se podjetje drži pravnih in regulativnih zahtev. Izvajanje takšnega sistema je bistvenega pomena iz več razlogov:

• Pravna zaščita : Dobro zasnovan sistem upravljanja skladnosti zagotavlja močno obrambo v pravnih primerih, kar potencialno zaščiti podjetje in njene zaposlene pred tožbami in globami.
• Operativna učinkovitost : Z jasno opredelitvijo postopkov skladnosti sistem pomaga racionalizirati operacije, zmanjšati tveganje za kršitve in povečati splošno učinkovitost.
• Upravljanje ugleda : Upoštevanje standardov skladnosti pomaga ohranjati ugled podjetja, kar je ključnega pomena za zaupanje strank in poslovno trajnost.

ISO 37301: Standard za upravljanje skladnosti

Eden najbolj priznanih standardov za upravljanje skladnosti je ISO 37301. Ta standard ponuja celovit okvir za razvoj, izvajanje, vzdrževanje in izboljšanje učinkovitega sistema upravljanja skladnosti. Sprejetje ISO 37301 pomaga zagotoviti, da sistem izpolnjuje najboljše mednarodne prakse in zagotavlja dodatno plast verodostojnosti in zagotovila.

Prenos odgovornosti: vloga uradnika za skladnost

Medtem ko je najvišji vodstvu za skladnost končno odgovornost, lahko odgovornost učinkovito upravljamo s prenosom posebnih dolžnosti k kvalificiranemu uradniku za skladnost. Evo, kako to deluje:

• Najem uradnika za skladnost : Imenovanje usposobljenega posameznika s potrebnim strokovnim znanjem za nadziranje skladnosti. Ta oseba bo odgovorna za upravljanje sistema skladnosti in zagotavljanje spoštovanja vseh ustreznih zakonov in predpisov.
• Zagotavljanje virov : Vodstvo mora zagotoviti, da ima uradnik za skladnost potrebna sredstva, vključno s proračunom in delovno silo, za učinkovito opravljanje svojih nalog.
• Skrbnost : V okviru sistema upravljanja skladnosti izvajajte močan postopek skrbne skrbnosti. Ta postopek pomaga prepoznati in ublažiti tveganja, preden se prerastejo v pomembna vprašanja.

Z prenosom teh odgovornosti lahko najvišji vodstvo del svoje odgovornosti prenese na uradnika za skladnost. Pomembno pa je opozoriti, da poslovodstvo še vedno ohranja dolžnost, da ustrezno podpre in pridobi funkcijo skladnosti.

Ključna področja upravljanja skladnosti

Celovit sistem za upravljanje skladnosti bi moral zajemati različne sektorje v podjetju, vključno z:

1. Skladnost z izdelkom : Zagotavljanje, da izdelki izpolnjujejo vse regulativne standarde za materiale in vpliv na okolje. Skladnost s materialom in okoljem je običajno del skladnosti izdelka.
2. Skladnost s trajnostjo : Spoštovanje zakonov in predpisov, povezanih s trajnostjo, skrbnikom dobavne verige in sodelovanjem družbene odgovornosti.
3. Skladnost s kibernetsko varnostjo : Zaščita podjetja pred kibernetskimi grožnjami in zagotavljanje varnosti podatkov.
4. Skladnost z davki : Izpolnjevanje vseh davčnih obveznosti in predpisov.
5. Finančna skladnost : Spoštovanje finančnih predpisov in standardov.
6. Skladnost s človeškimi in delovnimi zakoni : Zagotavljanje skladnosti z zakoni o zaposlovanju in delovnimi predpisi.
7. IT skladnost : Upravljanje IT sistemov in procesov za izpolnjevanje regulativnih zahtev.
8. Skladnost s podatki o zasebnosti : Zaščita osebnih podatkov in spoštovanje zakonov o zasebnosti.
9. Skladnost s trgovino in carino : Zagotavljanje, da mednarodne trgovinske prakse izpolnjujejo vse pravne zahteve.
10. Dodatne kategorije skladnosti na podlagi korporativne strukture.