Warum diese Vereinfachungsinitiative für Unternehmen wichtig ist

Energieetiketten sind eines der sichtbarsten Instrumente zur Produktkonformität auf dem EU-Markt. Sie beeinflussen Kaufentscheidungen, unterstützen die Transparenz und ermöglichen eine einfachere Vergleichbarkeit von Produkten.

Für Unternehmen kann die Einhaltung der Energiekennzeichnung jedoch mehrere operative Schritte umfassen:

• Identifizieren, ob ein Produkt im Umfang enthalten ist
• Anwendung der richtigen produktspezifischen Vorschriften
• Leistungswerte testen und berechnen
• Erstellung des Produktinformationsblattes
• Energieetikett korrekt erstellen und anzeigen
• Registrieren von Modellen in EPREL
• Pflege der technischen Dokumentation
• Versorgung von Händlern und Einzelhändlern mit den richtigen Etiketten- und Produktdaten
• Sicherstellen, dass Online- und Offline-Werbematerialien die erforderlichen Informationen enthalten
• Beantwortung von Anfragen der Marktüberwachungsbehörden

Wenn diese Schritte manuell oder über getrennte Systeme hinweg ausgeführt werden, steigt das Fehlerrisiko. Ein fehlendes Etikett, ein veraltetes Produktblatt, ein falsches EPREL-Datenfeld, ein unleserlicher QR-Code oder eine inkonsistente Marketingaussage können zu Compliance-Gefährdungen führen.

Die Vereinfachungsinitiative der Kommission ist daher wichtig, da sie Einfluss darauf haben kann, wie Unternehmen diese Verpflichtungen in Zukunft erfüllen. Unternehmen, die bereits über strukturierte Produkt-Compliance-Systeme verfügen, sind besser in der Lage, sich schnell anzupassen.

Wer sollte aufpassen?

Dieses Thema ist für jedes Unternehmen relevant, das energiebezogene Produkte auf dem EU-Markt platziert, verkauft, vertreibt oder unterstützt.

Zu den Prioritätsteams gehören:

Das Thema ist besonders wichtig für Unternehmen, die Haushaltsgeräte, Beleuchtungsprodukte, elektronische Displays, Heiz- und Kühlprodukte, Reifen, Kühlprodukte, Waschmaschinen, Geschirrspüler und andere regulierte energiebezogene Produkte verkaufen.

Praktische Richtlinie 1: Planen Sie Ihren Produktumfang, bevor sich die Regeln ändern

Der erste Schritt besteht darin, zu verstehen, welche Produkte in Ihrem Portfolio von der Energiekennzeichnung, der Reifenkennzeichnung, dem Ökodesign oder verwandten Produktnachhaltigkeitsanforderungen betroffen sind.

Eine praktische Überprüfung des Anwendungsbereichs sollte Folgendes beantworten:

• Welche Produkte werden auf den EU-Markt gebracht?
• Welche Produkte werden nur außerhalb der EU verkauft?
• Welche Produktgruppen fallen unter die Energiekennzeichnung?
• Welche Produktgruppen fallen nur unter Ökodesign?
• Für welche Produkte ist eine EPREL-Registrierung erforderlich?
• Welche Produkte werden online, offline oder über Händler verkauft?
• Welche Produkte sind Eigenmarken, werden importiert oder von Dritten hergestellt?
• Welche rechtliche Rolle spielt Ihr Unternehmen: Hersteller, Importeur, Bevollmächtigter, Händler, Händler oder Lieferant?

Diese Rollenbewertung ist von entscheidender Bedeutung. Ein Unternehmen kann unterschiedliche Pflichten haben, je nachdem, ob es das Produkt herstellt, es in die EU importiert, es unter seiner eigenen Marke verkauft, es vertreibt oder es den Kunden präsentiert.

Praktische Maßnahmen: Erstellen Sie eine Produkt-Compliance-Matrix, die jede Produktfamilie mit ihrem EU-Marktstatus, dem regulatorischen Geltungsbereich, der verantwortlichen juristischen Person, den geltenden Anforderungen und dem Eigentümer des Nachweises verknüpft.

Praktische Richtlinie 2: Überprüfen Sie die Arbeitsabläufe für Energieetiketten und Produktinformationen

Energieetiketten sind nicht nur grafische Elemente. Dabei handelt es sich um regulierte Compliance-Ausgaben, die auf Produktdaten, Testergebnissen, technischer Dokumentation und EPREL-Registrierungsinformationen basieren.

Unternehmen sollten überprüfen, wie Energieetikettendaten erstellt, genehmigt, verteilt und aktualisiert werden.

Zu den Schlüsselfragen gehören:

• Wer erstellt das Energielabel?
• Wird das Label aus verifizierten Produktdaten generiert?
• Stimmt das Produktinformationsblatt mit der EPREL-Registrierung überein?
• Erhalten Händler das richtige Etikett und Produktinformationsblatt?
• Zeigen Online-Vertriebskanäle neben dem Preis oder den Produktinformationen das richtige Etikett an?
• Werden gedruckte Etiketten im richtigen Format geliefert?
• Sind QR-Codes lesbar und mit den richtigen Modellinformationen verknüpft?
• Werden alte Etiketten entfernt, wenn sich Produktdaten ändern?
• Verwenden Marketingteams die richtige Energieklasse und den richtigen Bereich?

Die Kommission untersucht, wie die Bereitstellung und Anzeige von Etiketten vereinfacht werden kann. Bis jedoch gesetzliche Änderungen verabschiedet und anwendbar sind, sollten Unternehmen weiterhin die aktuellen Anforderungen einhalten.

Praktische Maßnahmen: Führen Sie eine Etikettenprüfung für Produktverpackungen, Websites, Marktplätze, Kataloge, technische Datenblätter und Einzelhändlermaterialien durch.

Praktische Richtlinie 3: Behandeln Sie EPREL als Compliance-Kontrollpunkt

EPREL ist von zentraler Bedeutung für die Einhaltung der EU-Energiekennzeichnung. Es handelt sich nicht nur um ein öffentliches Produktinformationstool; Darüber hinaus unterstützt es die Marktüberwachung durch die Speicherung von Compliance-bezogenen Informationen und technischen Dokumentationen.

Unternehmen sollten EPREL als kontrolliertes Compliance-System und nicht als endgültigen administrativen Upload betrachten.

Ein starker EPREL-Prozess sollte Folgendes umfassen:

Da EPREL eine sehr große Anzahl an Produktmodellen enthält, werden Regulierungsbehörden und Marktüberwachungsbehörden es wahrscheinlich weiterhin als wichtige Quelle für Compliance-Daten nutzen. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass die EPREL-Informationen korrekt und aktuell sind und durch Beweise gestützt werden.

Praktische Maßnahmen: Erstellen Sie ein EPREL-Governance-Verfahren, das Kontoinhaberschaft, Modellerstellung, Datenüberprüfung, Hochladen von Beweisen, Änderungskontrolle und regelmäßige Überprüfungen umfasst.

Praktische Richtlinie 4: Bereiten Sie sich auf Digital-First-Compliance vor

Die Vereinfachungsinitiative der Kommission umfasst unter anderem die Untersuchung, wie EPREL effektiver genutzt werden kann. Dies passt zu einer umfassenderen EU-Richtung hin zu digitalen Produktinformationen, Rückverfolgbarkeit und strukturierteren Compliance-Daten.

Unternehmen müssen damit rechnen, dass die Produkt-Compliance immer digitaler wird. Dabei geht es nicht nur darum, Papierdokumente durch PDF-Dateien zu ersetzen. Es bedeutet, verbundene Datenflüsse zu schaffen zwischen:

• Produktstammdaten
• Lieferantenerklärungen
• Beweise prüfen
• Technische Dokumentation
• Etiketten und Produktinformationsblätter
• EPREL-Registrierungen
• Bereitschaft für den digitalen Produktpass
• Marktfähigkeitsbewertungen
• Antworten von Kunden und Behörden

Eine fragmentierte Compliance-Einrichtung führt zu doppelter Arbeit. Beispielsweise kann derselbe Produktwert in einer internen Tabelle, einem Laborbericht, einem EPREL-Feld, einem Produktinformationsblatt, einer Website-Liste und einem Händlerkatalog erscheinen. Wenn eine dieser Quellen aktualisiert wird und die anderen nicht, kann es sein, dass das Unternehmen inkonsistente öffentliche Informationen erstellt.

Praktische Maßnahmen: Identifizieren Sie Datenfelder mit hohem Risiko, die in mehreren Systemen vorkommen, und definieren Sie für jedes Feld eine genehmigte Quelle der Wahrheit.

Praktische Richtlinie 5: Richten Sie die Compliance von Energieprodukten an der ESPR-Bereitschaft aus

Die Ökodesign-Verordnung für nachhaltige Produkte ist Teil der umfassenderen EU-Bemühungen hin zu einer nachhaltigeren, kreislauforientierten und datengesteuerten Produktkonformität. Obwohl sich die Vereinfachungsinitiative der Kommission auf die Vorschriften zur Energie- und Reifenkennzeichnung konzentriert, sollten Unternehmen diese Vorschriften nicht isoliert prüfen.

Energieleistung, Ressourceneffizienz, Langlebigkeit, Reparierbarkeit, Recyclingfähigkeit, Ersatzteilverfügbarkeit, Stoffinformationen und digitale Produktdaten werden zunehmend vernetzt.

Das bedeutet, dass Unternehmen vermeiden sollten, für jede Verordnung separate Compliance-Prozesse aufzubauen. Stattdessen sollten sie ein integriertes Produkt-Compliance-Framework schaffen, das mehrere Anforderungen unterstützen kann.

Ein zukunftsfähiges Framework sollte Folgendes umfassen:

• Regulatorische Anwendbarkeit auf Produktebene
• Datenerfassung auf Lieferantenebene
• Rückverfolgbarkeit von Materialien und Komponenten, sofern relevant
• Technisches Beweismanagement
• Änderungsüberwachung
• Genehmigungsworkflows
• Datenvalidierungskontrollen
• Revisionsfähige Dokumentation
• Reaktionsbereitschaft der Marktüberwachung
• Vorbereitung des digitalen Produktpasses

Praktische Maßnahmen: Nutzen Sie den aktuellen Vereinfachungszeitraum, um zu beurteilen, ob Ihre Energielabel-Compliance-Daten auch zukünftige ESPR- und Digital Product Passport-Anforderungen unterstützen können.

Praktische Richtlinie 6: Stärkung der Händler-, Vertriebs- und Marktkontrollen

Die Einhaltung der Energiekennzeichnung endet nicht beim Hersteller oder Importeur. Händler, Distributoren und Einzelhändler spielen auch eine wichtige Rolle dabei, sicherzustellen, dass Etiketten und Produktinformationen sichtbar und korrekt sind, wenn Produkte den Kunden angeboten werden.

Dies ist besonders wichtig für Online-Vertriebskanäle, bei denen bei Website-Updates, Marktplatz-Uploads oder der Syndizierung von Produktinhalten die Anforderungen an die Anzeige von Etiketten möglicherweise übersehen werden.

Unternehmen sollten prüfen, ob Händler und Vertriebspartner Folgendes erhalten:

• Richtige Energieetiketten
• Produktinformationsblätter
• EPREL-Modellregistrierungsnummern
• Aktualisierte Produktdaten nach Änderungen
• Klare Anweisungen für die Online- und Offline-Anzeige
• Korrigieren Sie bei Bedarf die Klassenpfeile und Energieklassenbereiche
• Anleitung für Werbematerialien und visuelle Werbung

Praktische Maßnahmen: Integrieren Sie die Verpflichtung zur Anzeige von Energieetiketten in die Einbindung von Händlern, in Datenpakete für Einzelhändler und in Checklisten für Marktplatzinhalte.

Praktische Richtlinie 7: Erstellen Sie eine beweisfähige technische Datei

Die Vereinfachung beseitigt nicht die Beweispflicht. Marktüberwachungsbehörden können weiterhin technische Unterlagen, Testnachweise und Erklärungen verlangen, aus denen hervorgeht, dass das Produkt den geltenden Vorschriften entspricht.

Eine aussagekräftige technische Datei sollte leicht abzurufen, intern genehmigt und mit dem richtigen Produktmodell verknüpft sein.

Typische Beweise können sein:

Die besten Compliance-Dateien werden nicht am Ende einer Produkteinführung erstellt. Sie werden während der Produktentwicklung, Beschaffung, Prüfung und Markteinführung erstellt.

Praktische Maßnahmen: Definieren Sie eine Mindestnachweis-Checkliste für jede regulierte Produktgruppe und verlangen Sie deren Ausfüllung vor der Marktfreigabe in der EU.

Praktische Richtlinie 8: Überwachen Sie den EU-Omnibus-Vorschlag und bereiten Sie eine Folgenabschätzung vor

Die Vereinfachungsbemühungen der Kommission sind Teil eines umfassenderen „Omnibus“-Ansatzes zur Reduzierung unnötiger Verwaltungslasten bei gleichzeitiger Wahrung der Wirksamkeit bestehender Rechtsvorschriften. Sobald Vorschläge veröffentlicht sind, sollten Unternehmen bereit sein, zu beurteilen, welche Änderungen sich in der Praxis ergeben.

Ihre Wirkungsprüfung sollte Folgendes umfassen:

• Welche Rechtsakte werden geändert?
• Welche Produktgruppen sind betroffen?
• Ob sich die Anzeigeregeln für Etiketten ändern
• Ob sich die EPREL-Registrierung oder die Datenanforderungen ändern
• Ob sich die Reifenkennzeichnungspflichten ändern
• Ob Übergangsfristen gelten
• Ob bestehende Modelle Updates benötigen
• Ob die Kommunikationsprozesse der Händler überarbeitet werden müssen
• Ob interne Abläufe, Vorlagen oder IT-Systeme aktualisiert werden müssen

Praktische Maßnahmen: Übertragen Sie jetzt die Verantwortung für die Überwachung des Vorschlags, die Prüfung rechtlicher Änderungen und deren Umsetzung in praktische interne Aufgaben.

Praktische Compliance-Checkliste für Unternehmen

Verwenden Sie die folgende Checkliste, um die Bereitschaft zu beurteilen.

Häufige Compliance-Fehler, die es zu vermeiden gilt

Fehler bei der Einhaltung der Vorschriften für Energieprodukte werden oft durch eine unzureichende Prozesskontrolle und nicht durch mangelndes Bewusstsein für die Regulierung verursacht.

Zu den häufigsten Fehlern gehören:

• Die EPREL-Registrierung wird als einmaliger Upload behandelt
• Verwendung von Etikettendateien, die nicht mit den neuesten Produktdaten verknüpft sind
• Ermöglicht Marketingteams die Verwendung von Energieangaben ohne Compliance-Genehmigung
• Online-Anzeigeanforderungen vergessen
• Fehler bei der Aktualisierung der Händler nach Produktänderungen
• Technische Dokumentation in getrennten Ordnern aufbewahren
• Die Verantwortlichkeiten des Lieferanten oder Importeurs werden nicht überprüft
• Man geht davon aus, dass eine Vereinfachung eine geringere Durchsetzung bedeutet
• Verwalten Sie die Compliance über Tabellenkalkulationen ohne Eigentums- oder Versionskontrolle
• Erstellung der Dokumentation erst nach einer Marktüberwachungsanfrage

Ein praktisches Compliance-System soll diese Probleme verhindern, bevor Produkte auf den Markt gelangen.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Auch wenn die Beweisaufforderung der Kommission abgeschlossen ist, können Unternehmen immer noch sinnvolle Maßnahmen ergreifen.

Empfohlene nächste Schritte:

1- Führen Sie eine Produktumfangsbewertung durch
Identifizieren Sie, welche Produkte durch Energiekennzeichnung, Reifenkennzeichnung, Ökodesign oder verwandte Produktnachhaltigkeitsanforderungen abgedeckt sind.

2- Prüfen Sie die aktuellen EPREL-Datensätze
Prüfen Sie, ob Modellregistrierungen, Produktdaten, öffentliche Informationen und technische Dokumentationen vollständig und korrekt sind.

3- Überprüfen Sie die Etikettenanzeige auf allen Kanälen
Testen Sie Verpackungen, Kataloge, Websites, Marktplätze und Händlermaterialien.

4- Erstellen Sie eine kontrollierte Beweisbibliothek
Verknüpfen Sie Prüfberichte, Etiketten, Produktblätter, Erklärungen und EPREL-Datensätze mit dem richtigen Produktmodell.

5- Bereiten Sie sich auf die Überwachung rechtlicher Änderungen vor
Weisen Sie einen Eigentümer zu, der den bevorstehenden Vereinfachungsvorschlag verfolgt und rechtliche Aktualisierungen in interne Aufgaben umwandelt.

6- Integrieren Sie sich in eine umfassendere Nachhaltigkeits-Compliance
Stimmen Sie Energieproduktdaten mit ESPR, Digital Product Passport und umfassenderen Produkt-Compliance-Strategien ab.

7- Reduzieren Sie manuelle Arbeitsabläufe
Ersetzen Sie fragmentierte Tabellenkalkulationen und E-Mail-basierte Beweiserfassung durch strukturierte, nachvollziehbare und überprüfbare Compliance-Prozesse.

Wie ComplyMarket die Compliance von Energieprodukten unterstützen kann

ComplyMarket unterstützt Unternehmen dabei, komplexe Produkt-Compliance-Verpflichtungen in strukturierte, verwaltbare und revisionssichere Arbeitsabläufe umzuwandeln.

Unternehmen, die von den EU-Vorschriften für Energieprodukte betroffen sind, kann ComplyMarket unterstützen, indem es Teams dabei unterstützt:

• Identifizieren Sie die geltenden Produkt-Compliance-Anforderungen nach Produkt, Markt und Rolle
• Erstellen Sie eine kontrollierte Regulierungsbibliothek für Energiekennzeichnung, Reifenkennzeichnung, Ökodesign und damit verbundene Nachhaltigkeitsregeln
• Verwalten Sie Compliance-Nachweise wie Etiketten, Produktinformationsblätter, Erklärungen, Prüfberichte und technische Dokumentation
• Verfolgen Sie fehlende, abgelaufene oder unvollständige Beweise, bevor sie zu einem Marktzugangsrisiko werden
• Verbessern Sie die Arbeitsabläufe bei der Erfassung und Dokumentation von Lieferantendaten
• Unterstützen Sie die Rückverfolgbarkeit auf Produktebene für Compliance- und Nachhaltigkeitsanforderungen
• Überwachen Sie regulatorische Änderungen und bereiten Sie sich auf bevorstehende Vereinfachungsmaßnahmen der EU vor
• Erstellen Sie eine revisionssichere Dokumentation für interne Überprüfungen und Marktüberwachungsanfragen
• Bereiten Sie Produktdatenstrukturen vor, die die ESPR- und Digital Product Passport-Bereitschaft unterstützen
• Reduzieren Sie die Abhängigkeit von fragmentierten Tabellenkalkulationen, E-Mails und manuellen Nachverfolgungen

Da die EU-Produktkonformität immer digitaler, datengesteuerter und mit Nachhaltigkeitsanforderungen verknüpft wird, benötigen Unternehmen mehr als nur isolierte Dokumente. Sie benötigen ein zuverlässiges Compliance-Management-System, das Produktdaten, Lieferantennachweise, regulatorische Verpflichtungen und Marktreife miteinander verknüpft.

ComplyMarket unterstützt diesen Wandel, indem es Unternehmen hilft, Risiken zu reduzieren, die Effizienz zu verbessern und das Vertrauen in ihre EU-Marktzugangsstrategie aufrechtzuerhalten.