Warum die aktualisierten EUDR-Leitlinien für Unternehmen wichtig sind

Der Zweck der Leitlinien besteht darin, eine harmonisiertere Umsetzung der EUDR in der gesamten EU zu unterstützen. Es ersetzt nicht den Gesetzestext der Verordnung, sondern hilft zu klären, wie verschiedene Pflichten in der Praxis zu verstehen sind.

Für Unternehmen ist der Leitfaden wichtig, da er rechtliche Konzepte in betriebliche Anforderungen übersetzt. Unternehmen müssen wissen:

Die Leitlinien verdeutlichen eine Botschaft: Die Einhaltung der EUDR muss durch verlässliche Beweise, nachvollziehbare Lieferketten und gepflegte Due-Diligence-Systeme gestützt werden.

Wichtige EUDR-Antragstermine, die Unternehmen im Auge behalten sollten

Die aktualisierten Leitlinien präzisieren den Bewerbungszeitraum für die wichtigsten EUDR-Verpflichtungen.

Unternehmen sollten nicht bis zur endgültigen Frist warten. Die EUDR-Bereitschaft erfordert Kontaktaufnahme mit Lieferanten, Produktkartierung, Erfassung von Geolokalisierungsdaten, Risikobewertung, Legalitätsnachweise und interne Verfahren. Diese Aktivitäten erfordern häufig eine Koordination zwischen Compliance-, Beschaffungs-, Rechts-, Logistik-, Nachhaltigkeits- und IT-Teams.

Welche Produkte fallen unter die EUDR?

Die EUDR gilt für relevante Waren und relevante Produkte, die in Anhang I der Verordnung aufgeführt sind. Zu den Hauptgütern gehören:

• Rinder
• Kakao
• Kaffee
• Ölpalme
• Gummi
• Soja
• Holz

Die Verordnung gilt, wenn entsprechende Produkte auf den EU-Markt gebracht, auf dem EU-Markt bereitgestellt oder aus der EU exportiert werden.

Der Leitfaden bietet auch nützliche Erläuterungen zu praktischen Fragen zum Produktumfang.

Verpackungsmaterialien

Verpackungen können erfasst werden, wenn sie als eigenständiges Produkt in Verkehr gebracht oder exportiert werden.

Allerdings werden Verpackungen, die nur dazu dienen, ein anderes Produkt zu tragen, zu schützen oder zu transportieren, im Allgemeinen nicht gleich behandelt. Diese Unterscheidung ist wichtig für Unternehmen, die mit Papier, Pappe, Holzpaletten, Kisten, Kisten oder anderen Verpackungsmaterialien umgehen.

Abfall, wiedergewonnene und recycelte Produkte

Produkte, die vollständig aus Material bestehen, das seinen Lebenszyklus abgeschlossen hat und andernfalls als Abfall entsorgt würde, fallen grundsätzlich nicht in den Anwendungsbereich der EUDR.

Wenn ein Produkt jedoch irgendeine Menge neues oder nicht recyceltes relevantes Material enthält, kann dieser Teil dennoch den EUDR-Verpflichtungen unterliegen. Unternehmen sollten daher Angaben zum Recyclinganteil sorgfältig prüfen und eine klare Dokumentation führen.

Verbundprodukte

Verbundprodukte können zusätzliche Komplexität erzeugen. Ein Produkt kann mehrere relevante Materialien enthalten, aber Unternehmen müssen die relevante Ware, die mit dem Produkt verbunden ist, im Rahmen des EUDR-Produktumfangs bewerten.

Beispielsweise kann ein Schokoladenprodukt Kakaozutaten und andere Zutaten wie Palmöl enthalten. Unternehmen müssen sorgfältig ermitteln, welcher relevante Rohstoff mit der Produktkategorie verknüpft ist, und die erforderlichen Informationen entsprechend sammeln.

Geschäftsrollen im Rahmen der EUDR verstehen

Die Pflichten eines Unternehmens hängen von seiner Rolle in der Lieferkette ab. Dasselbe Unternehmen kann für unterschiedliche Produkte unterschiedliche Rollen haben.

Dieser rollenbasierte Ansatz ist von entscheidender Bedeutung. Unternehmen sollten nicht davon ausgehen, dass eine unternehmensweite Klassifizierung ausreicht. Die Rolle sollte Produkt für Produkt und Transaktion für Transaktion bewertet werden.

Die drei zentralen EUDR-Konformitätsbedingungen

Gemäß EUDR müssen relevante Waren und Produkte drei verschiedene Bedingungen erfüllen, bevor sie auf den Markt gebracht, bereitgestellt oder exportiert werden dürfen.

1. Produkte müssen frei von Abholzung sein

Produkte dürfen nicht mit Flächen in Verbindung stehen, die nach dem 31. Dezember 2020 abgeholzt wurden.

Für Holzprodukte verdeutlicht der Leitfaden auch den Zusammenhang zwischen der EUDR und den Anforderungen an die Waldschädigung.

2. Produkte müssen legal hergestellt werden

Relevante Produkte müssen in Übereinstimmung mit den einschlägigen Rechtsvorschriften des Produktionslandes hergestellt werden.

Dazu können Gesetze gehören, die sich auf Folgendes beziehen:

• Landnutzungsrechte
• Umweltschutz
• Waldbewirtschaftung und Erhaltung der biologischen Vielfalt
• Rechte Dritter
• Arbeitsrechte
• Durch internationales Recht geschützte Menschenrechte
• Rechte indigener Völker
• Kostenlose, vorherige und informierte Einwilligung
• Steuer-, Korruptionsbekämpfungs-, Handels- und Zollvorschriften, sofern relevant

Der Leitfaden macht deutlich, dass Legalität kein einfaches Ankreuzfeld ist. Unternehmen müssen Informationen, Dokumente und Daten sammeln, die hinreichend aussagekräftig und überprüfbar sind.

3. Produkte müssen durch die erforderliche Dokumentation abgedeckt sein

Für relevante Produkte muss eine Sorgfaltspflichterklärung oder gegebenenfalls eine vereinfachte Erklärung vorliegen.

Das bedeutet, dass Unternehmen einen klaren Prozess zum Sammeln, Validieren, Speichern und Kommunizieren von Dokumentationen entlang der Lieferkette benötigen.

EUDR Due Diligence: Von Lieferantendaten zu Beweisen

Die aktualisierten Leitlinien bestätigen, dass es sich bei der Due Diligence nicht um eine einmalige Dokumentenanforderung handelt. Es handelt sich um ein strukturiertes System zur Informationssammlung, Risikobewertung und Risikominderung.

Betreiber müssen ein Sorgfaltspflichtsystem einrichten und auf dem neuesten Stand halten. Dieses System sollte es dem Unternehmen ermöglichen, nachzuweisen, dass relevante Produkte der EUDR entsprechen, bevor sie auf den Markt gebracht oder exportiert werden.

Kernschritte der EUDR-Due-Diligence

Unternehmen sollten außerdem dokumentieren, wie Entscheidungen getroffen werden. Wenn ein Produkt als vernachlässigbares Risiko eingestuft wird, sollte das Unternehmen auf der Grundlage der gesammelten Beweise erklären können, warum diese Schlussfolgerung begründet ist.

Warum die Komplexität der Lieferkette ein wichtiger EUDR-Risikofaktor ist

Die Leitlinien heben die Komplexität der Lieferkette als wichtiges Risikobewertungskriterium hervor.

Eine Lieferkette wird komplexer, wenn mehr Verarbeiter, Zwischenhändler, Länder, Grundstücke oder gemischte Materialien beteiligt sind. Je komplexer die Lieferkette, desto schwieriger kann es sein, Rohstoffe bis zu ihrer Quelle zurückzuverfolgen und nachzuweisen, dass sie ohne Abholzung und legal hergestellt wurden.

Beispiele für Komplexitätsrisiken

Die Komplexität der Lieferkette kann zunehmen, wenn:

• Die Rohstoffe stammen von mehreren Grundstücken
• Die Rohstoffe werden aus mehreren Ländern bezogen
• Es sind mehrere Auftragsverarbeiter bzw. Zwischenhändler beteiligt
• Die Produkte sind hochverarbeitet
• Produktkomponenten werden gemischt
• Die Dokumentation ist inkonsistent oder unvollständig
• Teile der Lieferkette sind nicht eindeutig identifiziert

Für Beschaffungs- und Compliance-Teams bedeutet dies, dass EUDR in das Lieferanten-Onboarding, das Produktdatenmanagement und die laufende Lieferantenüberwachung integriert werden sollte.

Was „vernachlässigbares Risiko“ gemäß EUDR bedeutet

Ein vernachlässigbares Risiko bedeutet nicht, dass kein Risiko besteht. Dies bedeutet, dass nach Prüfung der produktspezifischen und kontextbezogenen Informationen und der Anwendung von Abhilfemaßnahmen bei Bedarf kein Grund zur Besorgnis besteht, dass das Produkt nicht konform ist.

Wenn ein relevanter Risikofaktor ein nicht vernachlässigbares Risikoniveau aufweist, sollte das Produkt nicht auf den EU-Markt gebracht oder exportiert werden, bis das Risiko behoben ist.

Daher ist die Qualität der Beweise von entscheidender Bedeutung. Eine einfache Lieferantenerklärung reicht möglicherweise nicht aus, wenn das Länderrisiko hoch ist, die Dokumentation der Lieferkette unzureichend ist oder die Rückverfolgbarkeit unvollständig ist.

Vereinfachte Due Diligence für Länder mit geringem Risiko

In den Leitlinien wird erläutert, dass eine vereinfachte Sorgfaltspflicht gelten kann, wenn Produkte aus Ländern oder Teilen von Ländern stammen, die als risikoarm eingestuft sind.

Eine vereinfachte Sorgfaltspflicht beseitigt jedoch nicht alle Pflichten. Die Betreiber müssen weiterhin Informationen sammeln und ein Due-Diligence-System aufrechterhalten. Eine Risikobewertung und Risikominderung ist möglicherweise nicht erforderlich, es sei denn, der Betreiber erlangt Informationen, die auf das Risiko einer Nichteinhaltung oder Umgehung schließen lassen, oder erlangt Kenntnis davon.

In der Praxis sollten Unternehmen dennoch zuverlässige Lieferantendaten und Beweisdateien führen, auch wenn vereinfachte Sorgfaltspflichten gelten.

Zertifizierungen können die EUDR-Konformität unterstützen, sind aber kein grüner Weg

Zertifizierungs- und Verifizierungsprogramme Dritter können nützliche Informationsquellen für die Risikobewertung und Risikominderung sein. Sie können dazu beitragen, Beweise im Zusammenhang mit Legalität, entwaldungsfreier Produktion, Geolokalisierung und Lieferkettenkontrollen zu unterstützen.

Aus den Leitlinien geht jedoch klar hervor, dass Zertifizierungen nicht die Verantwortung des Betreibers ersetzen.

Unternehmen, die Zertifizierungssysteme nutzen, sollten prüfen, ob das System:

• Deckt die relevante Ware und das entsprechende Produkt ab
• Entspricht der EUDR-Definition „entwaldungsfrei“.
• Verwendet den Stichtag 31. Dezember 2020
• Bietet Rückverfolgbarkeit zum Grundstück
• Verhindert die Vermischung mit Material unbekannter Herkunft
• Bietet Beweise, die hinreichend schlüssig und überprüfbar sind
• Verfügt über glaubwürdige Governance-, Audit- und Assurance-Prozesse

Zertifizierungen sollten als Belege und nicht als automatischer Nachweis der Konformität betrachtet werden.

Praktische EUDR-Readiness-Checkliste für Unternehmen

Unternehmen, die sich auf EUDR vorbereiten, sollten mit einem strukturierten Bereitschaftsplan beginnen.

Ein starkes EUDR-Compliance-Programm sollte praktisch, wiederholbar und skalierbar sein. Es sollte nicht auf verstreute Tabellenkalkulationen, E-Mails oder die manuelle Suche nach Dokumenten angewiesen sein.

Wie ComplyMarket die EUDR-Compliance unterstützen kann

Die Einhaltung der EUDR erfordert mehr als nur das Verständnis der Verordnung. Unternehmen benötigen eine zuverlässige Möglichkeit, Lieferanteninformationen zu sammeln, Produktdaten zu verwalten, Risiken einzuschätzen, Entscheidungen zu dokumentieren und Beweise für Behörden und Kunden bereitzuhalten.

ComplyMarket unterstützt Unternehmen beim Übergang von fragmentierten Compliance-Prozessen zu strukturierten, digitalen und revisionssicheren Arbeitsabläufen.

ComplyMarket kann Unternehmen helfen:

• Identifizieren Sie Produkte und Materialien, die in den Geltungsbereich der EUDR fallen könnten
• Sammeln Sie Lieferantenerklärungen, Dokumente und Belege
• Organisieren Sie Lieferanten-, Produkt- und Lieferkettendaten in einem System
• Unterstützen Sie Due-Diligence-Workflows und Risikobewertungsprozesse
• Pflegen Sie Rückverfolgbarkeitsinformationen und Compliance-Aufzeichnungen
• Überwachen Sie Lieferantenantworten und Dokumentationslücken
• Bereiten Sie Beweise für Kundenanfragen und Behördenprüfungen vor
• Verbinden Sie die EUDR-Konformität mit umfassenderen Produkt-Compliance-, ESG- und Nachhaltigkeitsverpflichtungen

Für Unternehmen, die komplexe Lieferketten verwalten, kann ComplyMarket dabei helfen, EUDR von einem manuellen Dokumentationsaufwand in einen kontrollierten Compliance-Prozess umzuwandeln.

Abschließende Erkenntnis: EUDR-Bereitschaft beginnt mit Daten

Die aktualisierten EUDR-Leitlinien geben Unternehmen eine klarere Richtung vor, erhöhen aber auch den Standard für Lieferkettennachweise.

Unternehmen müssen wissen, woher ihre relevanten Rohstoffe kommen, ob sie frei von Abholzung sind, ob sie legal produziert wurden und ob die erforderliche Dokumentation vollständig und zuverlässig ist.

Unternehmen, die sich frühzeitig vorbereiten, sind besser in der Lage, Compliance-Risiken zu reduzieren, auf Kundenerwartungen zu reagieren, Lieferunterbrechungen zu vermeiden und eine verantwortungsvolle Beschaffung zu demonstrieren.

Die Einhaltung der EUDR ist nicht nur eine regulatorische Frist. Es ist eine Chance, stärkere, transparentere und nachhaltigere Lieferketten aufzubauen.